一、目的

为规范会议室的使用，充分有效地利用会议室资源，满足各类会议、各部门相关业务工作的需要，特制定本规定。

二、适用范围

全体教职工

三、分管部门

院务办公室

四、使用原则

（一）确保单位重要工作优先使用。

（二）因公务使用。

（三）遇会议室延时使用发生冲突时，预定部门有使用优先权。同时，可通过双方协商解决。

五、使用程序

（一）预定者需提前1周在学院会务系统中查询会议室的预定情况，直接在会务系统中完成会议室的预定，系统将自动确认。

（二）严控C512和C604、C605会议室的使用，若需使用，需提前1周通过钉钉“会议审批”功能向学院提出申请。未通过审批不得提前在教育网或“钉钉”群内发布会议通知。

（三）遇网络故障时，预定人员可直接到院务办公室进行会议室预定。

（四）院务办公室按照会议室预定要求，提前提醒保洁人员提前10分钟做好会议环境的准备工作。

六、相关职责

（一）预定会议室后，因情况变动，放弃使用，应在预定使用前半小时自行在会务系统中取消预定，以免资源的浪费。

（二）会议因严格控制在预订的时间内，超时使用须在预定结束时间10分钟前与后续预订使用部门协调。

（三）自觉保持会议室室内卫生，正确使用和维护仪器设备。

（四）为不影响他人，任何部门（人）未经预定，不得私自使用会议室资源。

（五）会议室内禁止吸烟。

上海市嘉定区教育学院

2022年7月修订